So schreibst du gute Emails
Email-Korrespondenz und Marketing sind keine Taktik-Spielchen, sondern Beziehungsarbeit.
Maximal 5 Wörter in die Betreffzeile
Die wichtigste Information zu Beginn - Der erste Satz deiner Email sollte bereits alle relevanten Informationen enthalten.
Verzichte auf unnötige Informationen.
Strukturiere deine Emails - Verzichte auf große Textblöcke. Mehrere Absätze erhöhen die Bereitschaft, deinen Text bis zum Schluss zu lesen.
Benutze Aufzählungen - Stichpunkte verleihen deiner Email zusätzliche Struktur.
Vergiss nie den Gruß am Ende deiner Email - Bedenkenlose Alternativen zu "Mit freundlichen Grüßen" sind „Mit Herzlichem Gruß“, „Viele Grüße“, oder mit einer persönlichen Note: „Viele Grüße nach München“ oder „Herzliche Grüße ins sonnige Berlin“.
Überprüfe deine angegebenen Kontaktdaten - Deine Adresse und die Telefonnummer(n) in der Signatur sollten auf dem neuesten Stand sein.
Vereinheitliche das Format - Verwende nur ein einziges Schriftformat mit gleicher Schriftgröße, damit deine Email ein seriöses Erscheinungsbild erfährt.
Achte darauf, korrekt zu schreiben - Die Rechtschreibung sowie Interpunktion muss einfach passen. Dazu zählt auch eine richtige Groß- und Kleinschreibung.
Überprüfe die Adresszeile - es sollte niemals vorkommen, dass deine Email den falschen Empfänger erreicht.
Bringe deine Email auf den Weg - elektronische Post kann auch zeitversetzt versendet werden. So könntest du eine Email bereits am Freitag verfassen, welche aber erst am Montag beim Kunden sein soll.
Verzichte bei deiner geschäftlichen Kommunikation auf Freemail-Anbieter. Es schadet der Seriosität deiner Marke. Du findest über PRIMASTART eine Vielzahl an genialen Premium-Domains, die genau zu deinem Business passen.
Fallbeispiele und passende Antworten
Fall: Meine Antwort ließ etwas auf sich warten.
Falsch: Verzeihen Sie die späte Antwort.
Auch Falsch: Sorry, dass ich mich erst heute bei Ihnen melde.
Richtig: Vielen Dank, dass Sie so lange gewartet haben.
Alternativ: Vielen Dank für Ihre bisherige Geduld.
Fall: Ich wüsste da einen Rat oder hätte einen Vorschlag.
Falsch: Ich finde, Sie sollten das so machen.
Richtig: Es wäre mir eine Freude, wenn ich Ihnen helfen kann.
Alternativ: Gerne bin ich Ihnen bei der Lösung Ihres Problems behilflich.
Fall: Hier bahnt sich eine kleine Katastrophe an.
Falsch: Was machen Sie da nur für einen Mist?
Richtig: Bringen Sie mich bitte auf den aktuellen Stand.
Alternativ: Um Sie bestmöglich unterstützen zu können, benötige ich weitere Informationen.
Fall: Ich habe Zweifel, dass das funktioniert.
Falsch: Ich hoffe, Sie wissen, was Sie hier tun.
Richtig: Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.
Alternativ: Falls es dennoch Fragen gibt, bin ich gerne für Sie erreichbar.
Fall: Ich habe einen kleinen Fehler gemacht.
Falsch: Mein Fehler! Kommt nicht wieder vor.
Richtig: Danke für Ihren Hinweis. Ich kümmere mich darum.
Fall: Ich weiß wie es besser geht.
Falsch: Vielleicht könnten Sie es aber auch so machen.
Richtig: Diese Alternative hätte noch mehr Vorteile für Sie.
Fall: Meine Termine sind genauso wichtig.
Falsch: Welcher Tag und welche Uhrzeit würden Ihnen denn am besten passen?
Richtig: Wäre es am TT.MM.JJJJ um SS.MM Uhr für Sie passend?
Fall: So langsam geht mir das Ganze auf die Nerven.
Falsch: Das ist viel Meinung für so wenig Ahnung.
Richtig: Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Bitte teilen Sie mir Ihren Lösungsvorschlag mit, der beide Seiten zufriedenstellen könnte.
Alternativ: Eine telefonische Aussprache bringt in manch festgefahrenen Situationen die schnellere Lösung.
Die perfekte Email sollte ...
… neutral im Ton bzw. in der Wortwahl sein - nicht zu positiv, überschwänglich oder aufgesetzt, aber in keinem Fall negativ oder gar überheblich.
... möglichst kurze und einfache Sätze haben. Die Wahrscheinlichkeit für eine Antwort steigt damit enorm.
... insgesamt möglichst kurz sein: zwischen 75 und 100 Wörtern. Auch mit Einhaltung dieser Regel bewahrt man sich eine höhere Antwortwahrscheinlichkeit.
Formale Vorschriften
Seit 2007 gelten für den Mailverkehr gesetzliche Formvorschriften:
Rechtsform und Sitz des Unternehmens,
Registergericht und die Handelsregisternummer sowie
die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer müssen angegeben werden.
Oft genug fügen Unternehmen am Ende der Mail auch noch Passagen zum Datenschutz ein.
Idealerweise werden solche Pflichtangaben direkt in der Signatur gespeichert. Denn fehlende oder fehlerhafte Angaben könnten abgemahnt werden.
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